Privacy voor wie wil reageren op columns

Ik constateer dat bepaalde onderwerpen in deze blog veel en herhaald worden gelezen. Met name de met ontslag en ziekteverzuim gerelateerde onderwerpen blijken erg intensief te worden gelezen, zoals de vaststellingsovereenmkomst bij beëindiging dienstverband.

Ik kan mij voorstellen dat er bij lezers behoefte bestaat te reageren of vragen te stellen, maar liever niet publiekelijk herkenbaar. Een alias gebruiken kan dan een uitkomst zijn. Mocht er echter te veel risico op herkenning van de situatie bestaan dan helpt ook een alias natuurlijk niet. Voor die situatie heb ik de mogelijkheid geopend om via de link “niet openbare reacties” toch uw reactie en/of vragen kwijt te kunnen die dan alleen door mij wordt geopend en gelezen.

P&O in MKB is meer dan personeelszaken alleen

De meeste zelfstandig ondernemers starten hun bedrijf en hebben wel of niet een goed doortimmerd ondernemingsplan. Meestal is daarin het produkt of dienst, de financiën en de markt uitgewerkt. Personeel, laat staan Personeel en Organisatie (P&O) is in veel ondernemingsplannen een sluitpost. Of het komt er zelfs helemaal niet in voor, anders dan de post personeelskosten onder de financiële paragraaf. Toch is het juist voor iedere MKB ondernemer met personeel van levensbelang om P&O meer aandacht te geven. Niet alleen voor grote bedrijven geldt P&O als een strategisch, lange termijn belang.

Er zijn vele redenen te noemen waarom P&O, naast de financiën en sales, een van de meest belangrijke onderdelen van het bedrijfsbeleid behoort te zijn. Het regelen van de arbeidsovereenkomsten en de salaris- en personeelsadministratie volstaat niet meer voor de tegenwoordige werkgever.

Neem alleen de huidige en toekomstige arbeidsmarkt als voorbeeld. Het is nu al voor de meeste werkgevers erg moeilijk om aan goed gekwalificeerd personeel te komen, en dat wordt alleen nog maar moeilijker. Daarom moet er in het ondernemingsplan al zijn nagedacht hoe en waar aan personeel te komen, maar belangrijker nog: “hoe houd ik als ondernemer goed personeel in huis?” Hoge salarissen zijn voor de meeste werknemers ook al lang geen bindende factor binnen de arbeidsrelatie. Wat werknemers onder andere als belangrijk beschouwen zijn:

- toekomstperspectieven;

- opleidingsmogelijkheden;

- goede balans tussen werk en privé;

- verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

Behalve de huidige en toekomstige wensen van werknemers, dient de MKB ondernemer zich ook af te vragen: “wanneer heb ik hoeveel mensen nodig, wat moeten ze dan kunnen en waar kan ik ze dan vinden?”; kortom: het personeelsplan. Deze vragen zijn even relevant als het meerjarenplan over omzet- en produktiegroei. Daarom behoort in het meerjaren ondernemingsplan ook het personeelsplan te worden opgenomen.

Ik hoor kleine ondernemers zeggen: “Daar ben ik niet bezig, ik zie over 5 of 10 jaar wel waar ik sta en dan komt het wel goed”. Maar kijk eens wat er op dit moment al in de arbeidsmarkt gebeurt. Voor veel ondernemers is er nu al niet of moeilijk aan personeel te komen, laat staan personeel dat het vak verstaat. Zo zijn er bijvoorbeeld in de regio Nijmegen al diverse restaurants die openingstijden terugbrengen of zelfs alleen nog maar voor groepen open zijn, omdat ze simpelweg geen goede koks kunnen vinden. Ditzelfde probleem van tekort aan nieuw personeel doet zich in meer sectoren voor. Hoe moet dat gaan als we over enkele jaren nog minder aanbod van personeel hebben?

En dan heb ik nog niet eens de regelgeving genoemd. Steeds weer worden regelgeving en wetgeving veranderd. Steeds meer moet de werkgever zelf zaken gaan aanpakken rond Arbo, arbeidsrecht, en andere voorheen collectief geregelde zaken. Denk bijvoorbeeld aan de uitkomsten van de Commissie Bakker over flexibilisering van de arbeidsmarkt.

Grote bedrijven denken dan vaak: “Daar hebben we de afdeling P&O voor.” De kleine ondernemer kan zich zo’n afdeling niet veroorloven, maar heeft wel die deskundigheid nodig.

Het is een enorme veelheid aan onderwerpen die de huidige ondernemer, en zeker ook de kleine ondernemers met maar enkele werknemers, maar beter meteen goed geregeld kan hebben om binnenkort niet in de problemen te geraken door het gemis van goed overdacht P&O-beleid. En daartoe behoort, zeker niet op de laatste plaats, een slimme organisatie van de werkzaamheden. Bedrijfsprocessen moeten goed ingericht zijn, soepel verlopen en tegen de laagste (personeels)kosten. Hoe verdeelt de ondernemer de werkzaamheden zo effectief mogelijk, zodat het juiste aantal werknemers werkzaam is en de personeelskosten evenredig zijn aan de opbrengsten. Dat het rendement goed is.

In een column als deze is de ruimte en de leesbaarheid te beperkt om nog uitgebreider over dit onderwerp te schrijven. Maar ondernemers die dit onderwerp serieus nemen, en dat geldt zeker ook voor ondernemers die al langer hun bedrijf runnen maar P&O nog niet tot onderdeel van hun bedrijfsbeleid hebben gemaakt, nodig ik graag uit te reageren.

Ondernemersverenigingen die dit onderwerp belangrijk vinden voor hun leden nodig ik ook uit te reageren. Wellicht dat een interactieve presentatie het bewustzijn bij hun leden kan vergroten en zij daardoor in staat zijn problemen te voorkomen, of misschien zelfs wel het tij te kunnen keren.

Niet alleen “een slimme meid”, maar ook een goed ondernemer is op de toekomst voorbereid. 

Vaststellingsovereenkomst bij ontbinding arbeidsrelatie

Uit de bezoeken aan mijn weblogs constateer ik dat er veel vragen bestaan rond het gebruik van de vaststellingsovereenkomst bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Daarom lijkt het me goed hier wat specifieker op in te gaan.

Sinds de wijziging van de WW in oktober 2006 is het begrip verwijtbaar werkloos aanmerkelijk versoepelt. In nog maar weinig situaties is hiervan sprake. Voorheen was het zo, dat de werknemer er alles aan gedaan moest hebben om zijn arbeid te behouden. Bijvoorbeeld het verweer voeren door de werknemer tegen een ontslagaanvraag bij het CWI of een ontbindingsverzoek aan de kantonrechter door de wergever was cruciaal. Was er geen verweer gevoerd dan was er direct sprake van verwijtbare werkloosheid en daardoor geen op een WW-uitkering. Door de wijziging van de wet is hiervan geen sprake meer. De vaststellingovereenkomst biedt daarom uitkomst. Zonder tussenkomst van het CWI of de kantonrechter kunnen werkgever en werknemer uit elkaar gaan.

Er moet wel aan enkele voorwaarden zijn voldaan, zoals:

- de werkgever moet het initiatief nemen en dat moet blijken uit de tekst van de vaststellingsovereenkomst;

- de werkgever moet expliciet controleren of de werknemer juridisch advies heeft ingewonnen vóórdat hij de vaststellingsovereenkomst ondertekent;

- alle afspraken rond de beëindiging dienen duidelijk en helder in de vaststellingsovereenkomst te zijn opgenomen;

Op zich valt het met deze voorwaarden dus wel mee, maar er zijn valkuilen. De vaststellingsovereenkomst moet absoluut NIET worden gebruikt ingeval van een zieke werknemer. Ook de truc die daarin voor de handliggend is, dat de werknemer vóór de beëindiging wordt hersteld gemeld, deze WW krijgt en zich dan vervolgens bij de WW weer ziek meldt, is zeer af te raden. Het risico is buitengewoon groot dat het UWV hier doorheen prikt en de uitkering weigert. Zij zal zich op het standpunt stellen dat zij door deze truc wordt benadeeld en daarom de uitkering weigert. Er bestaan inmiddels uitspraken waarin om deze reden de vaststellingsovereenkomst door de rechter is vernietigd en de werknemer dus weer gewoon in dienst is en blijft.

Ook bij het bestaan van dringende redenen die zouden leiden tot een ontslag op staande voet kan het verradelijk zijn de vaststellingsovereenkomst te gebruiken. Veelal probeert men hiermee slepende gerechtelijke procedures tegen het ontslag op staande voet te voorkomen. Op zich geen verkeerde gedachte, maar dan moet dat niet terug te leiden zijn uit de tekst van de vaststellingsovereenkomst.

Met andere woorden, de vaststellingsovereenkomst is een uitstekend instrument voor werkgever en werknemer om zonder veel heisa uit elkaar te gaan. Maar zij moeten daarmee vooral niet gaan “hobbyen”. Daarvoor zijn de valkuilen te groot. Beiden moeten zich absoluut juridisch laten adviseren. Alleen dan is de vaststellingsovereenkomst “veilig” te gebruiken.

Ziekteverzuim en ontslag

In het arbeidsrecht is bepaald dat de werknemer ontslagbescherming geniet tijdens ziekte. De werkgever mag een zieke werknemer in principe niet ontslaan. Toch bestaan er situaties waarin de werknemer wel ontslagen mag worden terwijl hij ziek gemeld is. Zeker voor ondernemers in het MKB is dit vaak nog een onbekend gegeven.

Tijdens de proeftijd is het niet meer verboden een zieke werknemer te ontslaan. U hoeft om te beginnen geen reden op te geven wanneer u een werknemer tijdens de proeftijd ontslaat. Het is zeker niet de meest sympatieke actie, maar daar staat tegenover dat het risico voor u als werkgever groot kan zijn als u een zieke werknemer tijdens de proeftijd in dienst houdt.

Praktijkvoorbeeld:

De werkgever wist niet dat hij de mogelijkheid had de zieke werknemer tijdens de proeftijd te ontslaan en liet de proeftijd voorbij gaan. De werknemer bleef langdurig ziek en was dat ook toen zijn bepaalde tijd contract afliep. Uiteindelijk raakte de werknemer in de WAO en kreeg de werkgever de rekening gepresenteerd in de vorm van de Pemba-boete. Effectief was deze werknemer slechts drie weken daadwerkelijk aan het werk geweest. De schade voor de werkgever was enorm. Hij heeft het volledige jaarcontract loon betaald aan een zieke werknemer en vervolgens nog eens vijf jaar Pemba-boete. Alles bij elkaar geteld, kostte dit de werkgever ruim € 250.000.

Een ander moment om alert te zijn voor een werkgever is wanneer hij bij het CWI een ontslagvergunning aanvraagt of bij de Kantonrechter een ontbindingsverzoek indient. Wanneer de werknemer zich ziek meldt vóórdat het verzoek is ingediend, geldt het ontslagverbod bij ziekte. Er kan dan in principe niet ontslagen worden. Daarom is het voor de werkgever raadzaam de werknemer niet eerder dan na 2 - 3 dagen te informeren over het feit dat een ontslagvergunning is aangevraagd of een ontbindingsverzoek is ingediend. Ook dit is niet de meest sympatieke actie, maar het risico is gelijk aan dat in het praktijkvoorbeeld hierboven. Mocht de werknemer zich dan alsnog ziek melden, bestaat er op dat moment geen ontslagverbod. De werknemer kan dan het ontslag niet langer tegenhouden door zich ziek te melden en de loondoorbetaling bij ziekte duurt dan tot de einddatum van de dienstbetrekking in plaats van 2 jaar.

VBUE-schema biedt duidelijkheid in processen en samenwerken

VBUE staat voor Verantwoordelijk, Bevoegd, Uitvoering en Expertise. Het VBUE-schema is een even simpel als doeltreffend instrument om de processen binnen hoofdtaken van een bedrijf of instelling inzichtelijk te maken.

Het VBUE-schema maakt onderdeel uit van Situationeel Leiderschap, maar is uitstekend als op zichzelf staand instrument bruikbaar. Het kan worden ingezet wanneer nieuwe bedrijfsactiviteiten worden ondernomen. Door de hoofdtaken en de daaruit voortvloeiende subtaken van deze nieuwe activiteiten te benoemen wordt in een eenvoudige tabel zichtbaar hoe de processen te verlopen. Dat geldt eveneens voor bestaande bedrijfsactiviteiten. Bijvoorbeeld wanneer taken niet effectief of efficiënt verlopen, is het belangrijk te kijken naar de procesgang in die taakuitvoering. Zijn alle stappen in het proces voor iedere betrokken medewerker duidelijk? Zo niet, waar zitten de onduidelijkheid en eventuele hiaten? Zijn alle stappen in het proces wél voor iedereen duidelijk, is de rolverdeling binnen de procesgang dan wel voor iedereen duidelijk?

Uit ervaring weet ik dat, wanneer taken niet naar behoren of onvoldoende worden uitgevoerd, juist de onduidelijkheid in de rolverdeling veelal het probleem is. Het probleem zit ´m dan vaak in de vragen: “Wie is verantwoordelijk en bevoegd? Wie verzorgt de uitvoering? Waar kan men deskundig advies (Expertise) vragen?” Meestal gaat het bij de eerste vraag als mis. Er bestaat nog steeds bij een groot aantal mensen de idee dat het logisch is, dat een medewerker wel verantwoordelijk kan zijn voor de uitvoering van een taak maar niet bevoegd hoeft te zijn beslissingen te nemen om de verantwoordelijkheid te kunnen dragen.

Praktijkvoorbeeld:

Een bureauhoofd is verantwoordelijk voor de naleving van de huisregels door zijn medewerkers. Zijn chef, het afdelingshoofd, is echter bevoegd om de medewerkers aan te spreken op het niet naleven van de huisregels. Eén van de medewerkers komt stelselmatig te laat. Het bureauhoofd kan slechts een beroep doen op de collegialiteit van deze medewerker. Alleen het bureauhoofd heeft de bevoegdheid de medewerker op zijn gedrag aan te spreken en eventuele maatregelen te nemen bij voortduring of herhaling van het te laat komen. Het gevolg van deze situatie is, dat het bureauhoofd nooit in staat zal zijn de leidinggevende functie die hij bekleed daadwerkelijk uit te voeren. Simpelweg omdat hij daartoe de bevoegdheid niet heeft.

Door het invullen van het VBUE-schema over de hoofdtaak “leiding geven”, werd mij in de situatie van dit voorbeeld snel duidelijk waar het prbleem zat, toen de werkgever me vroeg naar de oorzaak van het disfunctioneren van het bureau zoeken en daar een oplossing voor aan te dragen. Het zou in de praktijk binnen organisaties niet of minimaal mogen bestaan dat verantwoordelijkheid en bevoegdheid niet samen aan dezelfde functionaris worden toegewezen; die aspecten kunnen niet los van elkaar functioneren. Worden verantwoordelijkheid en bevoegdheid wel gescheiden, dan spreken we bij de verantwoordelijkheid van de primus inter pares functie. Men geeft leiding, is verantwoordelijk voor het doen en laten van de overige groepsleden, maar heeft daar geen zeggenschap over. Voor een leidinggevende is dat een weinig benijdenswaardige situatie. 

Het VBUE-schema is overigens niet of niet alleen geschikt voor grote organisaties. Juist ook kleine bedrijven, waar taakverdelingen en processen overduidelijk lijken, creëren niet alleen méér duidelijkheid maar verkrijgen ook meer houvast in de totale bedrijfsvoering, door op deze eenvoudige wijze hun werkprocessen in beeld te brengen.

Met een juiste toepassing draagt het VBUE-schema sterk bij aan verbetering van het rendement.

Belang personeelsdossiers binnen MKB vaak onderschat

Met enige regelmaat kom ik bij MKB-ondernemers die geen of onvoldoende personeelsdossiers aanleggen en onderhouden. Zij leven met de idee dat de loonadministratie, door de externe boekhouder/accountant uitgevoerd, volstaat. Daarin staan immers alle gegevens van de werknemers. Dat er aanmerkelijk meer waarde toegekend dient te worden aan het personeelsdossiers is voor deze werkgevers een onbekende factor.

Soms ook ontmoet ik MKB-ondernemers die het standpunt hanteren: “Ik zal nooit problemen krijgen met mijn mensen, en mocht zich dat onverhoopt een keer voordoen dan lost mijn accountant het wel op”.

In de praktijk zit de accountant niet op een dergelijke taak wachten; arbeidsrecht is niet zijn werkterrein. In mijn praktijk word ik steeds vaker door accountants/administratiekantoren ingeschakeld om juist acute probleemsituaties met werknemers over te nemen en op te lossen.

Bij dit soort opdrachten is het ontbreken van een personeelsdossiers een stevige handicap. Er zijn geen gespreksverslagen of verslagen van functioneringsgesprekken. Zelfs als het functioneren van een werknemer achteruit gaat duurt het vaak lang voordat hierover door de werkgever een gesprek wordt aangegaan. Men ervaart het dan óók als een motie van wantrouwen naar de werknemer om dan een gespreksverslag te maken.  Als uiteindelijk de zaak escaleert en de werknemer van de kantonrechter het gelijk aan zijn kant krijgt, dan komt dat omdat de werknemer in Nederland nu eenmaal van alles mag en de werkgever altijd het nakijken heeft.

In de praktijk blijkt dat het bestaan van een deugdelijk personeelsdossier juist de andere kant van het arbeidsrecht als “beschermer van de werknemer” laat zien. Naast een kopie van de arbeidsovereenkomst en het identiteitsbewijs, zitten daarin onder andere kopiëen van de diploma´s die de werknemer heeft behaald, de verlofkaart, alle stukken die betrekking hebben op ziekteverzuim, scholingsovereenkomsten wanneer de opleiding of training door de werkgever is vergoed, gespreksverslagen van de jaarlijkse beoordelingen en de daaruit voortvloeiende salarisverhogingen, enzovoorts. Maar ook salarisverhogingen waaraan geen beoordelingsgesprek is vooraf gegaan, wat niet aan te raden is, worden schriftelijk vastgelegd. Met andere woorden, alles wat zich gedurende de dienstbetrekking voordoet in arbeidsvoorwaardelijke zin en ten aanzien van het functioneren wordt vastgelegd.

Nee, niet uit een wantrouwen naar de werknemers toe, maar simpel omdat het noodzakelijk is in een arbeidsrelatie goede afspraken met elkaar te maken en die vast te leggen. In het arbeidsrecht is deze taak van de werkgever ook vastgelegd. Vergelijk het in figuurlijke zin met het aangaan van een huwelijk. Er wordt gehuwd in gemeenschap van goederen tot de dood ons scheidt. We hoeven vooraf geen afspraken te maken over zaken als bezit(svorming); we blijven voor altijd bij elkaar. Maar gaat het na een tijdje onverhoopt toch mis, dan staan we tegenover elkaar en vechten over wat van wie is. Zo gaat het ook in arbeidsrelaties. Dus moet de werkgever altijd afspraken vastleggen, ook al is dat niet de meest uitdagende taak.

Het lijkt wellicht onwaarschijnlijk dat de situatie nog bestaat dat een werkgever geen personeelsdossiers aanlegt en onderhoud. Toch komt vaker voor dan wordt gedacht. Op zich is dit geen schande, want een ondernemer begint een zaak vanwege het product of de dienst die hij in de markt wil zetten; personeelszaken is op zo´n moment geen issue.

Voor iedere (kleine) werkgever die met dit probleem worstelt, geldt: “Begin er meteen aan en voorkom alsnog problemen in de toekomst”. Voor werkgevers die wel personeelsdossiers hebben aangelegd is het zinvol te controlen of de dossiers actueel gevuld zijn.

Een gedegen personeelsdossiers is vaak van doorslaggevende betekenis in de arbeidsrelatie binnen ieder bedrijf, groot of klein.

HRM blog